En realidad los documentos contables e impositivos de una empresa, hay que tener extremo cuidado para conservarlos, e incluso en mi país hay que guardarlo durante unos anos, con la finalidad de que estén disponible para alguna supervisión o revisión



Debe estar en una oficina, con controles y llaves

Que no estén en acceso a cualquier personal

Gavetas con llaves y escritorios debidamente seguros

Debe dejar una copia de llaves de estos archivos en caja fuerte o de seguridad para cualquier inconvenientes

Deben hacer archivos paralelos por cualquier fuego y otra situación puedan ser consultado

Deben existir copias de seguridad, backup, memorias para conservar las informaciones en un record

Deben estar en un lugar limpio, seguro, seco

La humedad afecta a los documentos y le produce gran deterioro

Deben ser archivado con orden cronológicos, fechas, meses, y la documentos aval para cada cheque o factura.



Deben hacer un archivo de copias, cheques, recibos y otros



Es importante mantener ciertas medidas, que aunque uno lo ve sin importancia pueden garantizar que exista control y buen manejo de los documentos mas importantes de la empresa

En una caja fuerte,escondida detras de un cuadro

y los papeles importantes yo siempre les saco una copia

por si se me pierden o si alguien los rompe

"solo precausion"

arrivederchi

SEgun el codigo fiscal de la federacion, la documentacion contable y fiscal de un negocio debe encontrarse en el domicilio fiscal del contribuyente, si en una revision no la encuentran te haces acreedor a una multa.



Siempre es bueno tener copias(al menos de los documentos importantes, como pagos de impuestos, declaraciones anuales, etc) en tu casa, por cualquier inconveniente, uno nunca sabe cuando puede ocurrir un incendio, inundacion, etc



Saludos =)